Altijd op tijd: organiseren is een kunst
Bij Spant organiseren we zo’n tweehonderd congressen en evenementen per jaar. Events met een keiharde deadline waarover niet te onderhandelen valt. Hoe ga je dan om met tijdsdruk? Hoe vermijd je stress? Dat vraagt om de kunst van slim en efficiënt werken. Denise Koopmanschap, key accountmanager Congressen en Evenementen bij Spant, ging te rade bij Björn Deusings (directeur Tijdwinst.com) en graag delen ze met jou hun favoriete timemanagement-tips.
1) Reverse thinking
Om een goede start te maken moet je beginnen bij het einde. Reverse thinking, heet dat. Je plant je evenement in omgekeerde volgorde. Begin met jezelf af te vragen: hoe ziet de afgeronde situatie van dit project eruit? Daarna noteer je alle stappen die genomen moeten worden om dat te bereiken.
Plan niet in grote lijnen, maar ga gedetailleerd te werk. Neem voor deze ‘basisplanning’ uitgebreid de tijd, zorg dat je echt niets vergeet. En… optimisme is natuurlijk een mooie eigenschap, maar hier moet je echt realistisch zijn. Ga er nooít vanuit dat alles meezit.
2) Verdeel in drieën
Maak vervolgens voor jezelf een takenlijst en verdeel die onder in de volgende categorieën:
- Wat moet ik zelf doen voor het project? Je to-do’s.
- Wat moet ik nog bespreken met andere teamleden?
- Wat moeten andere teamleden mij aanleveren? Je wachten-op punten.
(Hier moet je ook momenten noteren waarop je die anderen een reminder gaat sturen.)
3) Maak een 1:1 lijst
Als je met een team een evenement organiseert, valt er ontzettend veel te bespreken. De kans is groot dat jou regelmatig iets te binnen schiet waarvan je denkt: ‘oef, dat moet ik niet vergeten om even te checken, regelen, vragen, toe te lichten of uit te leggen etc.’ Je kunt ervoor kiezen om steeds bij iemand binnen te lopen, of om over ieder wissewasje te bellen. Dan ben jij het immers kwijt. Maar die manier van werken kost niet alleen jou veel tijd. Je stoort ook continu je collega’s.
De oplossing is het 1:1 lijstje. Het is niks anders dan één vaste plek waar alles bij elkaar staat wat je met bepaalde teamleden moet bespreken. Bijvoorbeeld in Outlook. Maak een lijst met namen en noteer gedurende de dag alle punten die je te binnen schieten. Dat geeft jou veel meer rust en het helpt je om je focus te bewaren. Plan met je teamleden momenten in waarop je de 1:1 lijst met elkaar bespreekt. Liefst iedere dag op een vast tijdstip. Het is namelijk veel efficiënter om in één keer tien zaken te bespreken dan tien keer één. Bovendien maakt het een overlegmoment veel efficiënter.
Veel mensen zouden graag op deze manier werken, maar dragen als tegenargument aan: ja maar, er zijn ook toch zaken die echt niet kunnen wachten.
Behoor jij tot die groep? Bedenk dan dat zaken bijna nooit dringend zijn, maar dingend voelen. Dat zijn twee verschillende dingen. Als je antwoord van iemand nodig hebt en diegene is echt niet te bereiken, vind je altijd wel een klusje dat je in de tussentijd kunt doen. Het is een kwestie van je mindset veranderen. Houd je dus aan de 1: 1 lijst. Respecteer je eigen werktijd, maar vooral die van een ander.
4) Houd het kort
Een bekende valkuil: een to-do-lijst met dertig actiepunten. Niet doen! Zo’n lange lijst is meer een wenslijst dan een doelijst. Je to-do’s verhuizen steeds weer mee naar de volgende dag. Dat werkt behoorlijk demotiverend. Voor veel mensen geldt dat een actielijst met ongeveer zeven punten realistisch is. Een afgewerkte to-do-lijst geeft je frisse moed. Bovendien houd je het overzichtelijk en maak je geen beloftes die je niet na kunt komen.
5) Doe eerst die rotklus
Er zijn altijd van die klussen waar je tegenop ziet. Bijvoorbeeld omdat je met iemand moet samenwerken die je niet ligt. Of misschien omdat je een lastige boodschap moet overbrengen. Wat het ook is? Leer jezelf aan om altijd eerst die ‘rotklus’ te doen. Taken waaraan we een emotie koppelen nemen namelijk meer tijd in beslag dan feitelijk nodig is. Doordat we twijfelen, piekeren en uitstellen, verspillen we relatief veel kostbare tijd en energie.
6) Stop met multi-tasken
Even een appje sturen tijdens en vergadering. Je mail checken tijdens een telefoongesprek. Bij sommigen is het een gewoonte geworden. Maar uit onderzoek blijkt keer op keer dat het menselijk brein niet is ingesteld op multi-tasken. We kunnen simpelweg niet twee dingen tegelijk. Je doet twee dingen maar half. Dat zorgt ervoor dat je uiteindelijk alles minder snel doet, maar ook dat de kans op fouten groter is.
Kortom, je bent wel druk, maar niet productief.
Beperk daarom het checken en beantwoorden van je mail tot twee of drie keer per dag. Neem niet ieder telefoontje op, reageer niet op ieder appje. Het doet echt wonderen om je telefoon een paar uur uit te zetten. Als je langere tijd aan een en dezelfde taak werkt, komen je hersenen namelijk in een flow, waarin je beter en makkelijker presteert. Iedere keer dat je wordt onderbroken, haal je jezelf uit deze productieve concentratie.
7) Plan een plankwartiertje
Tien tegen één dat de basisplanning die je in het begin van het project hebt gemaakt herhaaldelijk moet worden aangepast. Projecten die geheel volgens planning lopen bestaan namelijk alleen in de ideale wereld. Neem daarom iedere dag 15 minuten de tijd om je planning door te lopen en bij te stellen. Tijdrovend? Juist niet. Dit kwartiertje verdien je dubbel en dwars terug. ‘If you fail to plan, you plan to fail’ zei Benjamin Franklin ooit en we weten allemaal dat dit klopt!
Nog even alles op een rij:
✓ Plan een groot project altijd van achter naar voor, begin bij de situatie ‘project afgerond’ en eindig met de eerste actie die je moet ondernemen.
✓ Neem veel tijd voor de basisplanning, ga gedetailleerd te werk.
✓ Maak een 1:1 lijst, houd zorgvuldig bij wat je met wie moet bespreken en doe dat een keer per dag.
✓ Zet niet meer dan zeven punten op je to-do-lijst.
✓ Begin iedere dag meteen met die ‘rotklus’.
✓ Stop met multi-tasken.
✓ Plan iedere dag een kwartier in om je planning up to date te houden.
Tijdwinst.com
Denise maakte dit artikel in samenwerking met www.tijdwinst.com. Op deze website vind je nog veel meer timemanagementtips. Daarnaast krijg je uitleg over handige software tools die je kunnen helpen bij het managen van een project. Bijvoorbeeld hoe je in Outlook eenvoudig een 1:1 lijst maakt of hoe je je taken gemakkelijk kunt ordenen als je aan verschillende projecten tegelijk werkt.