Je begint voortvarend met het organiseren van een evenement, maar gaandeweg loop steeds tegen een muur op. De neuzen staan niet dezelfde kant op staan, je loopt al snel uit de kosten of je krijgt maar niet helder wie nou eigenlijk de genodigden zijn. Een goed plan van aanpak bespaart je veel tijd, geld en frustratie. Zeven vragen die jou helpen focus te houden bij de organisatie van je evenement. Antwoorden helder? Go, go, go!
#1. Wat wil je bereiken?
Sta stil bij waar je evenement aan bijdraagt. Dat bepaalt het doel van je event. Ter illustratie. Wil je de betrokkenheid van je medewerkers bij je bedrijf vergroten? Dan kan het doel van je evenement zijn dat je medewerkers na afloop onder de indruk zijn van de impact van je bedrijf. Maar wil je hen bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar? In dat geval moeten je gasten zich gezien en beloond voelen als ze naar huis gaan.
#2. Wie zijn je gasten?
Omschrijf je gasten zo concreet mogelijk. Stel, je lanceert een nieuwe auto. Richt je je alleen op bestaande klanten? Zo ja, wie zijn dat dan? Nodig je aandeelhouders uit? Wil je er ook journalisten en influencers bij betrekken? Als je je doelgroep goed voor ogen hebt, kun je daar je marketingstrategie en verdere invulling van het evenement op baseren.
#3. Hoeveel gasten verwacht je?
Het kan heel lastig zijn om het aantal gasten in een vroeg stadium exact te bepalen. Maar een realistische schatting is van groot belang. Anders is het onmogelijk om bijvoorbeeld een begroting op te stellen of een locatie te kiezen.
#4. Waar sta je voor als organisatie?
Weet wat je als bedrijf wilt uitdragen. Dat moet je evenement ook uitdragen. Is een van jouw kernwaarden ‘vernieuwend’? Dan krijg je scheve gezichten als je een lopend buffet met aardappelsalade en kipsaté uitstalt. Of krijgt duurzaam ondernemen in jullie organisatie een steeds groter aandeel? Kies dan ook een duurzame locatie. Je evenement versterkt zo je verhaal.
#5. Welke sfeer wil je neerzetten?
Ga je voor een formele of informele? Wil je een klassieke, een trendy of een natuurlijke omgeving? En ga je voor een anonieme of persoonlijke benadering van je gasten? Na het beantwoorden van vragen 1 tot en met 4 heb je waarschijnlijk wel voor ogen welke sfeer je wilt neerzetten.
#6. Wat is je budget?
Een realistische begroting is key. Je kunt de tofste locatie willen huren met het meest geweldige entertainment en de culinairste hapjes en drankjes. Maar als je budget niet toereikend is… Stel een begroting op waarin je alle kosten en inkomsten meeneemt. En maak daarbij onderscheid tussen de need to– en de nice to-posten. Tip: reken jezelf niet rijk.
#7. Wat is een realistische planning?
Een planning met deadlines waar alle betrokkenen van op de hoogte zijn, creëert rust en duidelijkheid. Wanneer moeten de uitnodigingen eruit? Dus wanneer moeten de teksten akkoord zijn? En wanneer moet er dan een klap op de locatie gegeven zijn? Neem de datum van het evenement als uitgangspunt en plan terug in de tijd.
Er komt veel kijken bij de organisatie van je evenement. Bij Spant zijn we gewend om te denken in concepten. Kloppende concepten. We zijn podiumexpert, hebben een ijzersterk keukenteam en weten de juiste sfeer neer te zetten met de aankleding. Zo versterken we jouw boodschap. Benieuwd wat wij voor je kunnen doen? Neem contact met ons op.